Política de tratamiento de datos personales y habeas data

1. Quién es el responsable y cómo contactarlo

Paola Arias Inmobiliaria actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que se recolectan a través de este sitio web, de sus formularios y de sus canales de atención.

Esta política aplica a todos los datos personales que tratamos: los de quienes visitan el sitio y escriben por los formularios, los de propietarios, compradores, arrendatarios y codeudores, y los de quienes solicitan asesoría jurídica o avalúos.

2. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato semiprivado: el que interesa al titular y a un sector determinado de personas, como el comportamiento financiero y crediticio.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima solo interesa al titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, Paola Arias Inmobiliaria.
• Encargado del Tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable, como el proveedor de alojamiento del sitio.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento.
• Transmisión: el envío de datos a un encargado, para que los trate por cuenta nuestra.
• Aviso de privacidad: la comunicación breve con la que informamos al titular sobre esta política y sobre cómo consultarla.
• Habeas data: el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bases de datos, reconocido en el artículo 15 de la Constitución.

3. Principios que aplicamos

Todo tratamiento que realizamos se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: solo tratamos datos para las finalidades legítimas que le informamos en esta política.
• Libertad: solo tratamos sus datos con su consentimiento previo, expreso e informado, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No tratamos datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: usted puede obtener en cualquier momento y sin restricciones información sobre los datos suyos que tengamos.
• Acceso y circulación restringida: sus datos solo son accesibles para quienes están autorizados y no se publican en medios de divulgación masiva.
• Seguridad: aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con nosotros.

4. Qué datos recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios para atender su solicitud y prestar el servicio. Según el canal, estos son:

Los campos señalados con asterisco en los formularios son obligatorios: sin ellos no podemos atender la solicitud. Los demás son opcionales y usted decide si los entrega.

5. Para qué usamos sus datos

Sus datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

1. Responder las consultas, peticiones y solicitudes de información que usted nos envía.
2. Agendar, confirmar, recordar y reprogramar citas de asesoría o de visita a inmuebles, incluida la remisión del enlace de videollamada cuando aplique.
3. Prestar los servicios contratados: arrendamiento, venta y compraventa, avalúos comerciales, administración de inmuebles, estudio de arrendatarios y consultoría jurídica inmobiliaria.
4. Adelantar las gestiones precontractuales, contractuales y poscontractuales derivadas de esos servicios, incluidos el cobro y la facturación.
5. Poner en contacto a propietarios con interesados y compartir con ellos la información estrictamente necesaria para la negociación.
6. Publicar en el sitio los comentarios que usted nos autorice expresamente a publicar, con el alcance que se describe en la sección 4.
7. Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y de prevención de lavado de activos, y atender requerimientos de autoridades competentes.
8. Conservar la prueba de la autorización que usted otorgó, como lo exige la ley.
9. Enviarle información comercial sobre inmuebles, servicios y novedades del mercado inmobiliario, únicamente si usted lo autoriza de forma separada y siempre con la posibilidad de retirar esa autorización.

No usamos sus datos para finalidades distintas de las anteriores. Si en el futuro necesitamos darles un uso diferente, se lo informaremos y solicitaremos una nueva autorización antes de hacerlo.

6. Su autorización y cómo la conservamos

Antes de recolectar sus datos le pedimos una autorización previa, expresa e informada. En este sitio esa autorización se otorga marcando la casilla que acompaña a cada formulario; la casilla nunca viene marcada por defecto y el formulario no se envía sin ella.

Como prueba de la autorización conservamos, junto con cada registro, la fecha y hora exactas en que usted la otorgó, la dirección IP desde la que se envió el formulario y la versión de esta política que estaba publicada en ese momento. Esa prueba está a su disposición: si la solicita, se la entregamos.

La autorización no es necesaria cuando se trata de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, de datos de naturaleza pública, de casos de urgencia médica o sanitaria, del tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Usted puede revocar la autorización en cualquier momento escribiendo a comercial@paolaariasinmobiliaria.com. La revocatoria puede ser total, o parcial respecto de finalidades concretas como el envío de información comercial. La revocatoria no procede mientras exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar sus datos, por ejemplo durante la vigencia de un contrato de arrendamiento o durante los plazos de conservación que exige la ley tributaria.

7. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

No solicitamos datos sensibles a través de este sitio web. Si en el marco de un servicio llegara a ser necesario tratar algún dato sensible, se lo informaremos, le advertiremos que no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles y le pediremos una autorización explícita y separada. Ninguna actividad nuestra se condiciona a que usted entregue datos sensibles.

El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes está prohibido, salvo el de aquellos datos de naturaleza pública y siempre que el tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales. Cuando por razón de un contrato debamos tratar datos de un menor, la autorización la otorga su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

8. Estudio de arrendatarios y centrales de información financiera

El estudio de arrendatarios implica verificar información financiera y crediticia. Esa consulta se rige, además de la Ley 1581 de 2012, por la Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero), modificada por la Ley 2157 de 2021.

Por eso, cuando usted solicita un servicio que requiere ese estudio:

• Le pedimos una autorización específica y separada para consultar y reportar su información en operadores de información como Datacrédito, TransUnion o Procrédito, y ante aseguradoras y afianzadoras de arrendamiento.
• Le informamos previamente cuál será el alcance de la consulta y con qué finalidad se hace.
• Antes de reportar un incumplimiento a una central de información, se lo comunicaremos con al menos veinte (20) días calendario de anticipación, para que usted pueda demostrar o efectuar el pago, tal como lo exige la ley.
• Usted conserva frente a los operadores de información todos los derechos que la Ley 1266 de 2008 le reconoce, incluidos el de solicitar la rectificación de un reporte inexacto y el de que la información negativa caduque en los plazos de ley.

La autorización para el estudio de arrendatarios es independiente de la que usted otorga al usar los formularios de este sitio: marcar la casilla del formulario web no autoriza por sí sola la consulta en centrales de riesgo.

9. Con quién compartimos la información

No vendemos ni arrendamos sus datos personales. Los compartimos únicamente cuando es necesario para las finalidades descritas, y con estos destinatarios:

• Propietarios e interesados en un inmueble, cuando usted solicita una visita, hace una oferta o pone su inmueble en administración, y solo con la información necesaria para esa negociación.
• Abogados, avaluadores y demás profesionales que intervienen en el servicio que usted contrató, sujetos a deber de confidencialidad.
• Aseguradoras, afianzadoras y operadores de información financiera, en los casos descritos en la sección 8 y con su autorización específica.
• Notarías, oficinas de registro y autoridades públicas, administrativas o judiciales, cuando la ley lo exige o lo ordena una autoridad competente.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados, principalmente el proveedor de alojamiento y de correo electrónico del sitio, que almacena la base de datos y los mensajes por cuenta nuestra y bajo instrucciones nuestras.

Transferencia internacional

Los servidores de nuestro proveedor de alojamiento y de correo pueden estar ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta política usted autoriza expresamente esa transmisión internacional, que se realiza bajo contrato con el proveedor y bajo la obligación de aplicar a sus datos un nivel de protección no inferior al que exige la ley colombiana. Estos proveedores no pueden usar sus datos para finalidades propias.

10. Sus derechos como titular

Como titular de los datos, la ley le reconoce los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su tratamiento esté prohibido.
• Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, cuando lo solicite, sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida, o cuando la Superintendencia determine que incurrimos en conductas contrarias a la ley.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales. Esta consulta es gratuita al menos una vez cada mes calendario.
• Solicitar que dejemos de contactarlo con fines comerciales o de cobranza, como se explica en la sección 12.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. Para atender la solicitud verificamos previamente la identidad de quien la presenta.

11. Cómo presentar una consulta o un reclamo

El canal para ejercer sus derechos es el correo comercial@paolaariasinmobiliaria.com. También puede escribirnos por WhatsApp al +57 311 531 7560 y le indicaremos cómo continuar. El trámite es gratuito.

Consultas

Si desea conocer la información que tenemos sobre usted, envíenos su nombre completo, su documento de identidad y una descripción de lo que necesita. Responderemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no fuera posible atenderla en ese plazo, se lo informaremos antes de que venza, explicándole los motivos y la fecha en que la atenderemos, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que incumplimos algún deber legal, presente un reclamo con: su nombre y documento de identidad, la descripción precisa de los hechos, su dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses sin que responda, se entenderá que desistió.
• Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informaremos.
• Recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esa leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos los motivos y la fecha en que lo atenderemos, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Queja ante la autoridad

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad de protección de datos personales en Colombia. Usted puede presentarle una queja, pero la ley exige que antes haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros. Puede hacerlo en www.sic.gov.co.

12. Cuándo y cómo lo contactamos (Ley 2300 de 2023)

La Ley 2300 de 2023 protege su derecho a la tranquilidad y su intimidad frente a las comunicaciones comerciales y de cobranza. En cumplimiento de esa ley:

• Lo contactamos únicamente por los canales que usted haya autorizado (correo electrónico, llamada, mensaje de texto o WhatsApp).
• Salvo que usted autorice otro horario por escrito, las comunicaciones comerciales o de cobranza se hacen de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., hora de Colombia. No lo contactamos domingos ni festivos.
• No lo contactamos más de una vez al día por cada canal para esos fines.
• Usted puede pedirnos en cualquier momento que dejemos de contactarlo, o cambiar el canal y el horario autorizados, escribiendo a comercial@paolaariasinmobiliaria.com. La solicitud se atiende sin costo.

Estas restricciones no aplican a las comunicaciones que responden a una solicitud suya, ni a las que confirman una cita que usted agendó, ni a las que le informan sobre un trámite en curso de su propio caso.

13. Cookies y servicios de terceros en este sitio

Este sitio no utiliza cookies de publicidad, de rastreo ni de analítica, y no elabora perfiles de navegación de sus visitantes. La única cookie que se instala es una cookie técnica de sesión, y solo en el portal administrativo interno, para mantener abierta la sesión de quien administra el sitio.

Algunas páginas cargan contenido alojado por terceros, que por razones técnicas reciben la dirección IP del visitante:

• Google Fonts, para las tipografías del sitio.
• Google Maps, en el mapa del sector que acompaña la ficha de cada inmueble.
• YouTube en modo de privacidad mejorada (youtube-nocookie), en los videos de la galería.
• WhatsApp, cuando usted decide abrir el chat desde el botón del sitio.

Esos servicios tienen sus propias políticas de privacidad, que usted puede consultar directamente. Puede bloquear o eliminar cookies desde la configuración de su navegador; el sitio seguirá funcionando.

14. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos contra la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras:

• El sitio se sirve íntegramente por conexión cifrada (HTTPS).
• El acceso al portal administrativo está restringido por usuario y contraseña, las contraseñas se guardan cifradas y los intentos fallidos de acceso se limitan y se registran.
• Las consultas a la base de datos usan sentencias preparadas, para prevenir la manipulación de la información.
• Se realizan copias de seguridad automáticas diarias, almacenadas fuera del área pública del servidor y con acceso restringido.
• Solo tienen acceso a la información las personas que lo necesitan para prestar el servicio, y están obligadas a guardar reserva aun después de terminada su vinculación.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte sus datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados conforme a la ley.

15. Conservación y vigencia de las bases de datos

Conservamos sus datos durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, y en todo caso mientras subsistan obligaciones legales o contractuales que exijan conservarlos. En particular:

• Los mensajes de contacto y las solicitudes de cita que no derivan en un servicio se conservan hasta por dos (2) años.
• La información asociada a un contrato se conserva durante su vigencia y por los términos de prescripción y de conservación contable y tributaria que apliquen, que como regla general son de diez (10) años.
• Los comentarios publicados en el sitio permanecen mientras usted no solicite su retiro.
• La prueba de la autorización se conserva mientras se traten los datos y por el término necesario para acreditar su cumplimiento.

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura. Las bases de datos que administramos tienen vigencia indefinida mientras Paola Arias Inmobiliaria desarrolle su objeto y sea necesario el tratamiento para las finalidades descritas.

16. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a su disposición el texto completo de esta política, le comunicaremos el siguiente aviso de privacidad:

17. Vigencia de esta política y cambios

Esta política rige desde el 25 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras no se publique una versión posterior en esta misma dirección.

Podemos modificarla para ajustarla a cambios normativos o a nuevos servicios. Cuando el cambio sea sustancial —en especial si afecta las finalidades del tratamiento— se lo comunicaremos antes de aplicarlo, por el canal de contacto que tengamos registrado, y le solicitaremos una nueva autorización cuando la ley lo exija. La fecha y el número de versión que aparecen al inicio de esta página le permiten identificar cuál es el texto vigente.